Diario de trabajo

Hace unos años me crucé en el trabajo con un compañero muy peculiar. Era un chaval bastante vago e incompetente. Llegaba siempre tarde y cada hora se bajaba a fumar durante diez minutos largos. Se ‘ponía malo’ unos tres o cuatro días al mes y pasaba tan pocas horas delante del ordenador que su productividad rozaba el cero absoluto.

El tío no parecía tener aspiraciones profesionales ni de crecimiento. De hecho, tal era su pasión por el carpe diem que pidió una renta de emancipación y, cuando se la pagaron, se gastó el dinero en una tele de 2000 euros en Media Markt (fardaba de ello y todo). Pero era muy barato y sobre el papel no tenía mal currículo, así que la empresa lo usaba como ariete de bodyshopping.

Sobra decir que yo no era el empleado bueno, eh. Vi todo esto desde la barrera.

Para quien no conozca el mundo de la consultoría esto es algo relativamente habitual (y uno de los muchos causantes de la mala fama que tienen estas empresas). Una compañía subcontrata dos puestos a una consultora y ésta le envía dos empleados, aparentemente del perfil acordado, pero uno es bueno y el otro no. Al final el trabajo más o menos va saliendo gracias al esfuerzo del primero, y todos contentos. Un 2 x 1, vamos.

En este punto cualquiera diría que nada bueno se podría sacar de ese chaval. Pero no, lo cierto es que aprendí una cosa de él, algo que he terminado poniendo en práctica.

No, no he empezado a fumar ni a fingir enfermedades para faltar al curro, no van por ahí los tiros. Resulta que este chico, desde su primer empleo, había ido redactando un diario de trabajo digital con todas las cosas importantes que le pasaban cada día. Desde cosas del día a día, como reuniones y entregas hasta cosas más técnicas y complejas como ‘así se monta un túnel SSH contra una máquina con el filesystem lleno’.

Cuando me lo contó me quedé flipado. Me pareció una cosa tan sencilla e inteligente que no podía creer que viniera de la misma persona que pasaba sus pocas horas en la oficina perdiendo el tiempo.

Negro sobre blanco

El día que cambié de trabajo (hace ya casi un año), no sé muy bien por qué, me acordé del diario de este chico y lo empecé a hacer yo mismo, de forma cronológica inversa (à la blog) y Google Docs mediante.

Cuadro general del diario de trabajo a lo largo de casi un año

Hoy tiene esta pinta al exportarlo a PDF.

Os aseguro que es una de las cosas más productivas que he hecho nunca, no sólo me permite organizar el día a día como siempre había hecho con cuadernos y calendarios sino que me permite poder ver de forma global y normalizada mi trabajo. Con un par de búsquedas puedo saber instantáneamente cuándo alguien me planteó por primera vez una necesidad concreta de negocio y en qué día llegó a producción finalmente, o ver los cambios de orientación que han ido sufriendo las ideas a lo largo del tiempo.

⌘+, ⌘-, ⌘+, ⌘-, ⌘+ …

En definitiva, una herramienta brutal para poder hacer zoom al detalle de cada día, o cambiar de escala y ver un cuadro más completo. Casualmente algo muy parecido a lo que finalmente acaba siendo mi trabajo diario.

Así que allá va mi consejo, empezad un diario de estos y si en una semana no estáis convencidos con el resultado os devuelvo el dinero. Requiere muy poquito trabajo; cinco minutos al final de cada día para recopilar lo que se ha hecho en la jornada, y otros cinco minutos cada mañana para ver lo que quedó pendiente del día anterior.

Y si os funciona guardad la lección, siempre se puede aprender algo de la gente, incluso del más zote del lugar. ¡Mirad vosotros ahora mismo!

18 comentarios, se nota que es gratis

Me has dejado ojiplático. ¿Te contó el motivo por el cuál empezó a hacerlo y en qué repercutió exactamente en su vida laboral? Yo ya tengo un control diario de una tabla de datos donde reflejo todas las tareas a las que me dedico, pero no imputo tiempo. Igualmente, parece que no tiene nada que ver con lo que cuentas.

¿Qué consideras que te ha aportado exactamente? Y puestos a afinar, ¿qué crees que habría que anotar? Me interesa la idea.

Christian, no, no le pregunté los motivos. Los míos son los que he comentado, me permite seguir un control de tareas con una vista mucho más detallada y contextualizada que una simple lista de ToDo. Además en los ToDo generalmente cuando las tareas se completan desaparecen, aquí no, se mantienen en el tiempo por si en algún momento necesitas consultarlas. Respecto a qué anotar, supongo que es cosa de cada uno, pero yo anoto reuniones, pedidos que recibo, entregables que doy, tareas en las que trabajo e incluso cosas en las que pienso.

No acabo de pillar en qué hace más productivo un diario de trabajo. Me parece una buena idea para llevar un registro de lo que debes hacer y lo que haces (incluso para no perder pistas de lo que me gusta llamar “ideas de retrete”: algún día desarrollaré el tema, lo prometo), pero no acabo de entender en qué mejora en nuestro día a día.

Yo llevo tiempo haciéndolo con Evernote, concretamente desde que tuve un jefe muy pesado que insistía día tras día que había que ir más rápido, así que decidí escribir todos los días lo que hacía, lo que hacíamos, lo que se planteaba y cuando se resolvía, así a grosso modo.

Y desde entonces no he dejado de usar este método. Con Evernote me va genial porque voy haciendo notas por días y encontrarlas es sencillísimo, incluso se pueden hacer TO DO’s rápidamente, lo cual va genial por si como yo haces un resumen semanal además de las tareas diarias.

No sólo eso, me apunto normalmente cosas que he resuelto y que no sabía, además de enlazar el recurso dónde he encontrado la solución. No creo que me desenvolviese igual en mi trabajo sin hacer esto, la verdad.

Bueno. Se me olvidó ponerlo en el comentario anterior.

Voy a darle una oportunidad a la elaboración de este diario, a ver hasta qué punto mejoro en mi día a día (la combinación vivir+universidad+trabajo me cuesta cara en horas de sueño; y si no mirad a las horas que estoy por aquí).

Me gustaría ver, eso sí, alguna de vuestras “metodologías”, llamémoslas plantillas si queréis. La herramienta que he elegido a priori va a ser Evernote, más que nada por la sincronización con el portátil con Linux (Nevernote y/o web), el acceso vía BlackBerry y el cliente para Windows. Aun a pesar de que OneNote me parece un tanto más poderoso y a pesar de que mi primera opción era utilizar una libreta tipo Moleskine que compré hace unos días, pero que ha desaparecido de mi escritorio.

Joder, la gente tiende a complicarse la vida a mansalva. Nosotros aquí estamos obligados a mantener una simple hojita de cálculo en la que apuntamos lo más relevante del día a modo de justificación de tiempos y tareas pendientes. No hace falta más infraestructura. Eso sí, en nuestro caso los datos son públicos y los jefes de proyecto los suelen revisar.

DulceImpostura
23/01/2012 a las 11:49

Mi padre lleva 20 años apuntando en agendas (de papel al principio en pc ahora) a quién ha visitado, qué ha hecho, quién le ha llamado con algo importante. Ahora mismo podría decir qué hizo cualquier día de hace 15 años y a mi eso siempre me ha llamado la atención. De hecho, a veces lo ha necesitado (lo cual me asombra más aún). Tiene un punto Obsesivo-Diógenes que al parecer es útil.

Me encantaría ver el diario del chico que comentas. ¿Sería algo así como comentar el número de veces que fumaba al día?

Me recuerda un poco al sistema Autofocus, que uso de vez en cuando a mi manera…

Vulvas!!
¿No se llamara Mario?
Tuve un compañero igual y me toco currar como un loco, jajaja, no se porque me río ¬¬

En mi actual laboratorio es obligatorio llevar un cuaderno en el que anotarlo todo. Realmente no es necesario que me obliguen, es una costumbre que una vez que se coge no se vuelve a soltar. Respecto a los que preguntan cómo puede mejorar la productividad el llevar un diario que piensen el tiempo que se pierde buscando cómo se hace algo que se ha hecho anteriormente. También es útil si se quiere hacer una autopsia de un proyecto que ha salido mal… o de uno que ha salido bien.

Uf, supongo que eso vale si haces pocas cosas al día (no quiero decir “si eres un vago”, puede que cada una de esas pocas cosas lleven mucho trabajo), pero yo me paso el día haciendo decenas y decenas de microcosas, si tengo que recopilar lo que he hecho en un día me puedo tirar una hora (que no tengo).

Me gustaría ver un ejemplo en una captura con detalle para ver cómo es exactamente ese documento. Ya que por mi parte no me ha quedado demasiado claro el funcionamiento.

Gracias!

Parecido al cuaderno de ingeniería del Personal Software Process, ¿no?

Es una cosa que utilizo desde hace tiempo y que también encuentro muy útil. Principalmente contiene notas varias y tareas que tengo que hacer, todo con la fecha en que se añadió, y las tareas con los pomodoros que me llevó, para luego estimar mejor.

Nunca hay que pensar que no se puede aprender algo de cualquiera,¡quien sea!. En ese sentido yo siempre soy muy preguntón, intentando no resultar ser cotilla ni pesado, de una manera tal vez un tanto inocente, como quien no quiere la cosa: porqué usas eso de esa manera, porqué lo has hecho así, cómo has configurado aquello, de dónde has sacado lo otro… en general si preguntas de buena fe y hay algo de confianza yo creo que en la inmensa mayoría de las ocasiones la respuesta será positiva y con agrado.

En cuanto al diario de trabajo he de decir que yo he desarrollado el concepto en casi todos mis trabajos como delineante y aparejador y que es muy práctico. Nadie me lo pedía directamente, pero más de una vez su consulta (en mi caso en Excel) fue aclaratoria para mi, para compañeros, para resolver consultas del jefe…

Por no mencionar que aporta una información estadística muy valiosa que da una idea global de como se desarrolla tu trabajo en muchos aspectos.

Santiago Lopez
25/01/2012 a las 22:43

Yo en mi antiguo trabajo nunca conseguí este hábito, y me hubiera venido realmente bien hacerlo. Parece que no, pero te puede salvar de más de un marrón en alguna ocasión… intentaré llevarlo con mi vida universitaria!!!

En mi trabajo llevamos el control de las tareas con una herramiemta online. Lo cierto es que va de lujo para organizarte el trabajo, plantearte el proyecto y contabilizar las horas.
Pero nada que ver con lo que cuentas, aunque no me queda muy claro que ir apuntando.
Me gustaria probar algo asi. Ahora mismo me voy apuntando las cosas nuevas que encuentro o las decisiones de diseño importantes que tomo, pero poca cosa.
Creo que voy a hacer una nueva libreta en mi Evernote ;)

Un diario de trabajo es como cualquier otro diario. Como han indicado varios de los anteriores apuntas aquello que es relevante y puede servir tanto para saber que hiciste un día concreto, cuando iniciaste una tarea o como resolviste algo.

Aunque hace años que utilizo una herramienta para apuntar todo aquello que es relevante: proyectos, ideas, howtos… A raíz de un trabajo en el que tenían unos jefes especiales y donde pasaban cosas que podían rebotar, comencé a llevar un diario al poco de empezar a trabajar y lo mantuve por más de dos años que estuve allí. Fue realmente útil muchas veces y ahora que lo dicen sería interesante volver a llevarlo.

El principal problema al que me enfrenté es la herramienta con la que gestionar las notas, por la cantidad de información que tenía que tratar. Utilicé un programa de estos que te permiten gestionar notas en una estructura en árbol y el diario lo llevaba en una de las ramas iniciando una nueva cada medio año o así. No tengo el nombre a mano era algo gratuito y que había usado anteriormente, en un momento dado el índice se corrompió y no se pudo regenerar, con lo que una de las principales ventajas, la búsqueda, quedo parcialmente inutilizada.

Un diario de años puede ser mucha información ¿Qué herramienta utilizarías?

¿Tienes algo que decir?